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石家庄市司法局关于全市公证专项质量检查情况的通报

发布时间:2018年11月28日
 
近年来,我市办理赋予债权文书强制执行效力公证和执行证书办证量呈增长趋势,由于办证程序不规范,导致此类公证业务投诉案件增多。根据市“双随机一公开”监管专项实施方案的要求,为进一步规范公证执业行为,加强公证质量管理,提升公证公信力,市司法局公证工作指导处、市公证协会成立了5个检查组于2018年8月对全市公证质量进行了一次专项检查现将专项质量检查情况通报如下:
一、公证卷宗检查范围
全市范围内2015年1月1日至2018年3月31日办理的《赋予债权文书强制执行效力公证》卷宗及此期间出具的《执行证书》卷宗。对没有办理过此类业务的公证处,由其提供涉及不动产的委托、继承和房屋买卖公证的卷宗进行抽查。本次检查卷宗共1847本。
二、公证质量检查标准
根据《公证案卷质量检查参考标准》,严格检查以下内容:
    ()赋予债权文书强制执行效力公证卷宗重点检查下列事项:承办公证员搜集证明材料是否齐全;法定代表人的授权委托书内容和权限是否完善(仅是签订合同或仅是办理赋予债权文书强制执行效力公证,还是两项兼具);董事会或股东会决议召开程序、表决权行使是否符合公司章程和公司法的规定;是否审查公司章程中关于公司对内、对外进行担保的规定;债权债务是否真实、明确;债权文书中对债务履行情况的核实方式约定地是否明确;是否就强制执行公证的法律意义和法律后果进行告知;公证书送达回执上的签字是否合规、齐全;办证过程有无违反公证程序规则的环节;审批人员是否履行了合法性审查职责及其他应审查的内容。
    )执行证书卷宗重点检查下列事项:债权人是否履行了出借义务,借款凭证是否齐全、合规;债务人或担保人有无履行还款(担保)的凭证;公证员是否按约定的核实方式进行了核实,核实证据在卷宗中是否体现;执行证书中执行标的计算是否合法合规(包括本金、利息的计算有无超出法律规定的情况)。
三、公证卷宗检查情况
(一)检查的整体情况
1、绝大多数公证事项符合《公证法》和《公证程序规则》的要求,每个具体公证事项均具有申请表,受理意见、告知书、询问笔录、公证事项报批表、公证书正本、送达回执及收费凭证,体现了完整的办证程序。
2、绝大多数公证书用词规范,严格按照要素式公证书的规范书写公证词。
3、绝大多数合同条款中均含有申请人同意申请办理赋予债权文书执行效力公证,债务人和保证人自愿接受强制执行的承诺;对债权的核实方式进行了约定或补充约定。
4、绝大多数民间借贷中自然人的配偶都进行了询问,对夫妻共同财产作出了接受强制执行的承诺;公司法人都提交了公司章程和授权书。
5、绝大多数公证卷宗装订整齐、印章齐全。
   (二)检查过程中发现的问题
1、个别卷宗中的申请表内容填写不全或填写不规范、不准确。
2、有的公证员笔录简单,询问时过于程式化。普遍告知的内容较多。
3、出现“谈话笔录”应当是“询问笔录”。
4、 个别公证员公证书的字体不规范,没有按标准设置。
5、个别卷宗送达回执上的收件份数与申请表上不一致。
四、 下一步工作要求
   (一)提高认识,严肃整改。全市各公证处就本次质量检查中发现的问题严肃整改。针对发现的问题认真剖析原因,制定有效的整改措施,严防同类错误反复出现。
   (二)加强质量管理,进一步强化业务培训。市公协会坚持把公证质量通报制度作为培训内容之一。对存在质量问题的公证处和公证员不回避、不迁就、不姑息尝试将发现的质量问题作为将来公证处和公证员考核先进、评优评先的依据,在公证员的职称评定中作为参考项,对于严重的质量投诉问题提交惩戒委员会结合中国公证协会的《惩戒规则》进行惩戒。
 
 
                                                    石家庄市司法局
                                                   2018年11月23日
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